Okruh otázek souvisejících se spisovou službou (1. díl)

Ještě dříve, než se budete zabývat výběrem nejvhodnějšího software a následně jeho integrací do Vašeho informačního systému, určitě mějte zodpovězené následující okruhy otázek:

• Příjem/vypravení písemností
• Evidence došlých a odeslaných písemností
• Jednací čísla
• Spisy
• Archivace a skartace
• Přidělování došlých písemností
• Lhůty k vyřízení
• Schvalování odesílaných písemností
• Oběh více místy, originály, kopie
• Písemnosti specializovaných software

1. Příjem/vypravení písemností

Kolik písemností ročně přijímáte/vypravujete? Přijímáte/vypravujete nějaké písemnosti bez prostřednictví podatelny (jaké, kolik a proč)? Jak často používáte interní doručenky? Potvrzuje vám podatelna příjem písemností nějakého typu k vypravení nebo internímu předání?


2. Evidence došlých a odeslaných písemností

Kolik různých podacích deníků vedete? (písemnosti, došlé, odeslané, interní, speciální-jaké; uvážit i evidenci"nesešitovou", např. Knihu došlých faktur) Je něco evidováno duplicitně? (na odboru a na oddělení, nebo v počítači a v sešitě) Zapisuje do evidencí kdokoliv nebo jsou svěřeny určitým pracovníkům?


3. Jednací čísla

Používáte jednací čísla ve smyslu logického spojení písemností? (nebo jen pro evidenci v deníku nebo označení jednotlivé písemnosti) Spojují v takovém případě jen jedno podání a bezprostřední reakci na ně nebo i další podání v téže věci? Pokud jednací čísla vznikají jinak než jako pořadí v deníku, kolik máte řad jednacích čísel a pro jaký účel? Jsou v takovém případě zaznamenána v podacím deníku?


4. Spisy

Kde se u vás ukládají jaké spisy? (u pracovníka, spisovna) Vedete centrální evidenci spisů v případě, že jsou uloženy u jednotlivých pracovníků? Za jakých okolností se spis předává do spisovny? (uzavřený, po určité době) Zaznamenává se vypůjčení spisu? Má do spisovny přístup kdokoliv nebo ji spravuje určitý pracovník?

Co je spojujícím prvkem spisů? Je spojování víceúrovňové? (spisy složené ze spisů, balíky, kauzy) Jak jsou řazeny, a udržujete nějaké rejstříky pro vyhledávání podle jiného klíče než je fyzické řazení?


5. Archivace a skartace

Používáte spisové a skartační znaky? (která tématika) Kdo a kdy jimi písemnost (spis) označuje? Převádíte něco automaticky do hlavního archivu (tj. centrální spisovny)? (co, kdy, kolik, pověřený pracovník) Provádíte automaticky skartační řízení? (čeho, perioda, pověřený pracovník)


6. Přidělování došlých písemností

Evidujete, komu je písemnost přidělena? Podepisuje dotyčný pracovník převzetí? Má přidělování někde dva stupně? (přes koho, jaký typ písemnosti) Je něco přidělováno mimo vedoucího?


7. Lhůty k vyřízení

Máte nějaký systém evidence lhůt k vyřízení a k nabytí platnosti? Jen pro určitý typ písemností? (jaký) Je záznam o vyřízení, resp. o nabytí platnosti v podacím deníku?


8. Schvalování odesílaných písemností

Je u některého typu písemnosti delegováno schválení z vedoucího na jiného pracovníka? (u čeho, na kterého) Posíláte nějaký typ písemnosti ke schválení mimo odbor? Je písemnost v takovém případě evidována v deníku vašeho odboru, u dotyčného nadřízeného?

Je nějaký typ písemnosti schvalován více osobami uvnitř odboru? (jaký a kterými) Zaznamenáváte i v takovém případě do podacího deníku až schválené písemnosti, nebo evidujete již písemnosti podané ke schválení?


9. Oběh více místy, originály, kopie

Jak u kterého typu písemnosti řešíte případy, kdy posíláte písemnost k vyjádření na jiný odbor? (Necháváte si originál u sebe a posíláte kopii?) Posíláte něco "kolečkem", jednu písemnost k vyjádření nebo na vědomí více osobám? Jak je v tom případě řešeno předání další osobě?


10. Písemnosti specializovaných software

Jaké písemnosti vytváříte ve stávajícím specializovaném software? Zahrnují tyto software i jejich evidenci? Nebo vedete v takovém případě duplicitní "sešitový" podací deník?

Odpovědi na tyto otázky by měly být v implementační studii, o kterou se budete při zavádění spisové služby opírat a kterou byste měli vytvářet společně s dodavatelem software.

V příštím díle se budeme zabývat tím, jaké písemnosti ve spisové službě evidovat a proč.


Související články: