Atestace spisových služeb: předchozí i aktuální dění

Atestace spisových služeb – aktuální dění

V loňském roce došlo ke změně termínů týkajících se zavedení povinného používání atestovaných elektronických systémů spisových služeb, které má deklarovaný cíl zvýšit kvalitu výkonu spisové služby ve veřejné správě.

Nebudeme zde diskutovat, zda lze skutečně uvedeným způsobem tohoto cíle dosáhnout, ale zcela prakticky se podíváme na aktuální průběh přípravy atestačních procesů.

V textu si připomeneme schválená pravidla pro atestaci, ukážeme na nejasné otázky, ale také na jasné odpovědi. Přitom se také zmíníme o některých možných budoucích dopadech na uživatele elektronických systémů spisových služeb.

Pravidla pro atestaci

Podle aktuálního znění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, je nastaven určitý jízdní řád, jehož cílovým stavem má být povinné využívání atestovaných elektronických systému spisových služeb všemi veřejnoprávními původci. Zdůrazněme, že předmětem atestace budou pouze dodávané systémy spisové služby, nikoliv jejich implementace. Jinými slovy, bude třeba používat atestované kladivo, ale nebude se atestovat, zda jsou jím hřebíky zatloukány rovně a neohýbají se. Finální termín schváleného jízdního řádu je stanoven na 1. ledna 2026, což by se mohlo na první pohled zdát jako poměrně vzdálený okamžik. Avšak množství kroků, které má být do té doby zvládnuto, rozhodně není malé. A protože se již v začátku nabírá určité zpoždění, je včasný příjezd toto vlaku do cílové stanice přinejmenším ohrožen.

Představme si nyní celý navržený postup jednotlivých navazujících milníků. Prvním datem byla polovina roku 2022, kdy byl Ministerstvu vnitra dán zákonem č. 499/2004 Sb. úkol spočívající v přípravě postupů atestačního střediska, podmínek provádění atestací a v rozmyšlení výše úplaty za tyto atestace. Ministerstvo dostalo od zákonodárců 7 měsíců, na jejichž konci musí být všechny tyto informace zveřejněny ve Věstníku Ministerstva vnitra. Termín 31. ledna 2023 byl Ministerstvem vnitra dodržen, avšak při bližším pohledu je patrno, že spíše formálně než prakticky. Zveřejněný dokument vydaný ve Věstníku rozebereme v další kapitole, nyní pojďme dokončit přehled milníků.

Obr. 1. Schéma milníků přípravy atestací elektronických systémů spisových služeb

Dalším termínem v řadě je 1. červenec 2023, kdy začne pracovat vybrané atestační středisko, kterým je Česká agentura pro standardizaci, státní příspěvková organizace, na prvních atestacích. Tedy přesněji řečeno, kdy může jakýkoliv dodavatel elektronického systému spisové služby podat žádost o atestaci svého systému. Základní doba, za kterou má být atestace provedena, jsou 3 měsíce. Tedy případné první atestace mohou být dokončeny během podzimu tohoto roku.

Avšak nikdo z původců ještě nemusí atestovanou spisovou službu vyžadovat, protože povinnost takové systémy používat nastoupí pro všechny veřejnoprávní původce až termínem 1. ledna 2026. Navíc každý jednotlivý atest elektronického systému spisové služby platí nejvýše dva roky, a tedy do té doby ztratí v prvopočátcích atestované systémy platnost atestace a bude je tedy třeba atestovat znova. Je tedy otázkou, jaký je význam atestace, která není nikým vyžadována, a do doby, než vyžadována bude, pozbude platnosti. Jinými slovy, lze očekávat, že zájem o atestace bude vyvolán až dalším milníkem, kterým je 1. červenec 2024.

Od toho dne bude platit zákaz pro všechny dodavatele nabízet nebo dodávat neatestované elektronické systémy spisové služby. Bude to tedy zároveň doba, kdy by každý původce měl prověřit, zda jeho dodavatel spisové služby získal pro svůj systém atest. A pokud náhodnou ne, musí se rychle dívat jinde, protože mu zbývá jen 1,5 roku, než bude platit povinnost využívat jen a pouze atestované systémy spisové služby.

Zopakujme ještě jednou fakt, že atest elektronického systému spisové služby bude platit nejvýše dva roky, a to ještě za podmínky, že nedojde ke změně předpisů, podle nichž byl atest proveden. V případě změny předpisů se délka atestu zkracuje tak, že jeho platnost končí nejpozději do roka od nabytí účinnosti provedených změn. Znamená to, že elektronické systémy spisové služby, které získají atesty v určené době do 1. července 2024, budou muset být velmi brzo po začátku platnosti povinnosti jejich použití původci opět reatestovány, neboť z dvou let bude zbývat nevýše půl roku, a to pouze za předpokladu získaní atestu až ke konci uvedeného milníku.

Z pohledu nastavených termínů to budou všechny elektronické systémy spisové služby, jejichž dodavatelé chtějí zůstat na tomto trhu a spisové služby dále dodávat. Tato skutečnost rozhodně nepřidá na klidu nikomu, kdo je za vedení spisové služby v organizacích veřejné správy zodpovědný, protože jistota kvalitního nástroje podložená atestem z roku 2024 bude muset být znovu prověřena právě v okamžiku nástupu povinnosti takové systémy používat.

Nejasné otázky

Nyní se podívejme blíže na dokument, který byl ke konci ledna zveřejněn ve Věstníku Ministerstva vnitra částka 10/2023 (část II). Podle názvu jde o „Postup atestačního střediska pro elektronické systémy spisové služby při provádění atestace elektronického systému spisové služby, podmínky provádění atestace a výše úplaty za provedení atestace“.

Obr. 2. Nedílné součásti systému Munis ERMS: Podatelna, Úředník a Spisovna

Dokument je postaven jako procesní pravidla specifikující, jakým způsobem má dodavatel spisové služby atestaci objednat, jakým způsobem bude následně připravováno atestační prostředí v rámci Atestačního střediska a jaká jsou obecná pravidla provádění atestace a hodnocení jednotlivých testovacích scénářů. Po procesní stránce je tedy poměrně jasno, a to včetně výše úplaty za každý atestovaný systém. Ta je v dokumentu stanovena ve výši 489 000 Kč za každý jednotlivý proces atestace, přičemž podle aktuálních informací Atestační středisko diskutuje s Generálním finančním ředitelstvím (GFŘ), zda bude k částce ještě připočítáváno DPH nebo nikoliv.

Kdo by však v dokumentu zveřejněném Ministerstvem vnitra ve Věstníku na konci ledna hledal informace, co se konkrétně bude hodnotit, hledal by marně. Dokument se v této věci odkazuje na Provozní řád, který bude Atestačním střediskem, tedy Českou agenturou pro standardizaci, teprve vydán. Tento provozní řád musí samozřejmě zohlednit všechny předpisy, podle kterých se bude atestovat, což je zákon o archivnictví a spisové službě, prováděcí vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby a národní standard pro elektronické systémy spisové služby.

Aktuálně se tedy čeká, až Ministerstvo vnitra vydá na základě zmocnění uvedeného v zákoně č. 499/2004 Sb. novelizovanou podobu vyhlášky a národního standardu. Podle informací prezentovaných na podzim loňského roku to mělo být také do konce ledna, avšak dosud ani jeden z předpisů vydán nebyl, takže v tomto ohledu plány nabírají zmíněné zpoždění. Teprve na základě těchto novelizovaných předpisů může Atestační středisko dle čl. 2 odst. 5 citovaného dokumentu vydat a zveřejnit na svých webových stránkách Provozní řád včetně testovacích scénářů. Do té doby platí slova, která už kdysi jednou někdo řekl, a sice, víme, že nic nevíme.

Alespoň jedna jasná odpověď

Sice se tedy aktuálně čeká na novelizaci pravidel pro podrobnosti výkonu spisové služby a pravidel pro elektronické systémy spisové služby, ale alespoň něco víme již dnes. Je jisté, že existují dodavatelé elektronických systémů spisových služeb, kterým záleží na svých uživatelích a kteří chtějí dále nabízet a dodávat kvalitní systémy, a proto se aktivně zajímají o vývoj v oblasti atestací, sledují jak kroky Ministerstva vnitra, tak také kroky vybraného Atestačního střediska a připravují se na to, aby i touto zkouškou prošli se ctí. Společnost Triada, která je tvůrcem a dodavatelem elektronické spisové služby Munis ERMS, je jednou z těchto společností, která se jako aktivní člen ICT Unie podílí na připomínkování připravovaných změn předpisů.

Obr. 3. Tvorba dokumentů v elektronické spisové službě Munis ERMS pomocí vzorů

Elektronický systém spisové služby Munis ERMS je již od začátku koncipován tak, jak to bude vyžadovat budoucí atestace. Tedy jde o licenčně nedělitelný celek zajišťující celý životní cyklus dokumentů na úřadě od jejich přijetí či vytvoření, přes evidenci a tvorbu spisů, až po uložení a následné vyřazení ve skartačním řízení. Samozřejmě lze tento systém rozšířit o některé nadstavbové funkcionality, jako je třeba vazba na Konverzní službu České pošty, ale tyto rozšiřující funkce nejsou a nebudou předmětem atestací. Základní výhodou elektronického systému spisové služby Munis ERMS je její variabilita a vstřícnost vůči uživatelům, s níž naplňuje základní smysl tohoto nástroje, tedy podporu procesů úřadování, zjednodušení tvorby dokumentů pomocí vzorů s předvyplněnými údaji a celkovou transparentnost a doložitelnost úkonů, kterou zajišťuje zejména tvorba transakčního protokolu.

Jak tedy plyne z provedeného rozboru postupujících příprav na atestace spisových služeb, tak všichni, kdo se zabývají tvorbou elektronických systémů spisové služby a jejich implementací, a všichni ti, kdo mají na starosti zajištění výkonu spisové služby na úřadech, budou mít v následujícím období hodně práce, aby se vyrovnali se všemi připravovanými změnami. Věřme, že na konci bude dosaženo cílového stavu v podobě zkvalitnění výkonu spisové služby, i když zvolená cesta přes atestace se rozhodně nezdá být ideální.

Mgr. Tomáš Lechner, Ph.D.

Zdroj:

• Publikováno se souhlasem Deník veřejné správy

K tématu:

• Podklady ze semináře Atestace elektronických systémů spisové služby
• Atestace elektronických systémů spisové služby a související legislativa
• Problematika odložené atestace spisových služeb
• Spisová služba: časovaná bomba od 1. 7. 2022
• Atestace elektronických systémů spisových služeb