Tři otázky a odpovědi ohledně elektronické pečeti
S postupnou digitalizací řeší většina úřadů základní otázku – jak co nejvíce zefektivnit a zrychlit procesy, spojené s oběhem dokumentů.
Jeden z častých problémů je elektronický podpis, k jehož vytvoření je třeba několik kroků. Přitom úředníci často podepisují stovky dokumentů denně. Jednoduchým řešením je využití elektronické pečeti.
Elektronické pečetění dokumentů není v našem právním řádu žádnou novinkou, povinnost připojovat k elektronickým dokumentům elektronickou pečeť vyžaduje od roku 2014 evropská norma eIDAS. Avšak v otázce jak a co přesně pečetit řada organizací stále tápe.
1. Co je elektronická pečeť a k čemu slouží?
V podstatě se jedná o jakési elektronické „razítko“ organizace. Technicky jde o data v elektronické podobě (pečeť), připojená k jiným datům (dokumenty) s cílem zaručit jejich pravost a neměnnost – stejně, jako elektronický podpis. Rozdíl je v tom, že pečetit dokumenty je možné hromadně a automaticky. Jestliže například úřad převede do digitálního formátu svůj archiv (často tisíce dokumentů), je mimořádně neefektivní podepisovat každý dokument zvlášť.
2. Jaké je typické využití elektronické pečeti?
Zde je výčet nejčastějších situací, kdy je vhodné použít elektronickou pečeť:
- Automatická potvrzení přijetí dokumentu, například z webových formulářů.
- Autorizovaná konverze dokumentů z listinné podoby do elektronické, typicky digitalizace rozsáhlých archivů.
- Pečetění transakčních protokolů spisových služeb.
- Anonymizace rozhodnutí úřadu, například elektronické oznámení o udělení pokut.
3. Jaké zvolit řešení pro elektronické pečetění?
Zákon umožňuje několik různých způsobů elektronického pečetění, kvalifikovaná elektronická pečeť (která je vyžadována pro komunikaci s úřady) však může být vytvořena pouze certifikovaným prostředkem s pomocí kvalifikovaného certifikátu vydaného akreditovanou certifikační autoritou.
Jsou uznávána tři technická řešení:
- Vzdálené pečetění (dokument se odešle opečetit systémem třetí strany)
- Pečetění speciálním HSM modulem (vlastní pečetící server uvnitř organizace)
- Serverové pečetění čipovou kartou či USB tokenem (pečeť je uložena uvnitř média, které se prostě připojí k serveru)
Pro většinu organizací se jeví jako nejlepší způsob pečetění využití technologie čipových karet a USB tokenů. Velmi jednoduše se instaluje i ovládá, má nízké pořizovací náklady a dá se snadno integrovat do dalších systémů a služeb.
Například elektronická pečeť ProID QSeal zvládá vystavit až 1700 kvalifikovaných pečetí za hodinu, přitom výkon se dá snadno znásobit prostým přidáním dalších tokenů. Připojuje se přímo do serveru organizace a umožňuje tak využívání více zaměstnanci najednou.
Řešení je integrováno se spisovými službami GORDIC, S&T a TRIADA, ostatní spisové služby lze napojit přes otevřené API rozhraní. Pečeť umožňuje ukládat kvalifikované certifikáty České pošty a dalších poskytovatelů. K pečeti je poskytována roční servisní podpora zdarma.
Detaily produktu naleznete na webu ProID.cz:
Zdroj:
