Největší chyby a nehospodárnosti při výkonu spisové služby v eSSL
Na základě metodické a kontrolní činnosti vypracoval Národní archiv okruh obecných a častých závad v oblasti výkonu spisové služby původců.
Národní archiv se v posledním Informačním listu pro otázky elektronické spisové služby a dokumentů v digitální podobě kromě jiného věnoval největším chybám a nehospodárnostem při výkonu spisové služby v eSSL.
Mezi důležité úkoly Národního archivu patří dle zákona č. 499/2004 Sb. výzkum v oblasti předarchivní péče dokumentů v digitální podobě a metodicko-poradenská činnost archivům na tomto úseku. Kromě toho Národní archiv jako správce a provozovatel národního digitálního archivu a národního archivního portálu sbírá podněty a poskytuje podporu i původcům a dodavatelům systémů spravujících dokumenty.
— Národní archiv
Informační list č. 11/2022 Národního archivu se věnuje tématům přípravě atestace elektronických systémů spisové služby, největším chybám a nehospodárnostem při výkonu spisové služby v eSSL a zmiňuje semináře Národního archivu.
Jaké jsou největší chyby a nehospodárnosti při výkonu digitální spisové služby?
1. Nevyužití pořízené infrastruktury.
Legislativa:
-
- zákon 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích;
- zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla).
Nehospodárnost:
Nevyužívání existujícího softwaru, všech jeho funkcionalit a modulů, případně dalších nástrojů jako jsou pořízené elektronické podpisy a časová razítka.
2. Tisknutí došlých elektronických dokumentů (datových zpráv) a hybridní vedení spisů.
Jsem-li úřad a mám-li elektronické podání a úřaduji-li v eSSL, tisk došlého elektronického dokumentu (datových zpráv) je provozní, procesní i ekonomický nesmysl.
Legislativa:
-
- 63 a § 64 Zákona.
Nehospodárnost:
Pořízený papír (dokument + referátník), náklady na tisk (toner, tiskárny), administrativní pracovník pro tisk a oběh dokumentů, pracnost při paralelním (hybridním) vedení v eSSL a listinné podobě a s tím související riziko rozpadu informací a metadat souvisejících s životním cyklem dokumentu, riziko ztráty dokumentu, prodloužení doby vyhledání informací, náklady na uchovávání dokumentů ve spisovně (např. pronájem prostor, administrativní pracovníci) než je likvidován (zničen), likvidace většinou externím dodavatelem.
3. Vyhotovování a podepisování dokumentu v analogové podobě (v papíru) a následný převod/konverze pro vytvoření digitálního dokumentu, který je odesílán.
Jsem-li úřad, který úřaduje v eSSL, vždy vyhovuji výstup v elektronické podobě, pouze pro účely distribuce podateli/protistraně, která nekomunikuje nebo z objektivních důvodů v konkrétní situaci nemůže přijmout odpověď v elektronické podobě, mohu vytvořit analogový stejnopis (podepsaný stejnou osobou) nebo druhopis.
Legislativa:
-
- 63 Zákona;
- 16 odst. 3. Vyhlášky.
Nehospodárnost:
Jako v předchozím případě.
4. Zbytečně dlouhé skartační lhůty a péče o spisy a dokumenty, které již mohly být zlikvidovány nebo předány do archivu.
Skartační lhůty se neurčují kapacitou spisovny ani elektronické spisovny a dalších uložišť, ale odvíjejí se od zmocnění k délce uložení v jednotlivých právních předpisech pro jednotlivé agendy (personální, účetní, speciální) a provozních potřeb úřadů.
Legislativa:
-
- 7 odst. 3 Zákona;
- nařízení GDPR;
- zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů;
- ustanovení právních předpisů s lhůtami pro uchovávání informací – naleznete na stránkách Ministerstva vnitra https://www.mvcr.cz/soubor/pravni-predpisy-skart-lhuty-2021-05-docx.aspx.
Nehospodárnost:
Nákladná péče o dokumenty a spisy, které již mohly být likvidovány (např. pronájem prostor, administrativní pracovníci, narůst kapacity uložišť), riziko ztráty dokumentů a zneužití osobních údajů.
5. Neuchování dokumentu pro výběr archiválií a následné nedoložení právního stavu se vznikem škody
Legislativa:
-
- 3 odst. 1 Zákona.
Nehospodárnost:
Škody vzniklé v důsledku neexistence dokladů a důkazů (např. pro stanovení odpovědnosti). Škoda může vzniknout státu nebo různým fyzickým a právnickým osobám nejen neexistencí dokumentů, ale také vynaložením úsilí (i marného) o jejich dohledání či rekonstrukci v souladu s judikaturou.
6. Nepečuje o své zaměstnance, neškolí své zaměstnance pro správné zacházení s dostupnými prostředky (software, elektronický podpis) a ve využívání správných procesních postupů
Jen řádně proškolený zaměstnanec umí a může správně využívat všechny nástroje, které má zaměstnavatel k dispozici. Vzdělávání je průběžný a celoživotní proces, na práci s elektronickými systémy nelze zaměstnance proškolit pouze jednou, ale vždy při zásadních updatech, upgradech či změně legislativy související s agendou a jejím procesováním.
Legislativa:
-
- 234/2014 Sb., služební zákon
- 312/2002 Sb., zákon o úřednících územních samosprávných celků
- 262/2006 Sb., zákoník práce
Nehospodárnost:
Škody vzniklé z nesprávného nebo neúplného využívání elektronických systémů jeho uživateli – zaměstnanci, zvýšení kybernetických a bezpečnostních rizik, riziko vzniku škody nesprávným úředním postupem.
Shrnutí
Dobrý hospodář
-
- Využívá software, který má k dispozici a využívá ho v celém jeho rozsahu, který má k dispozici.
- Podepisuje elektronicky, má elektronický podpis a časová razítka k dispozici.
- Netiskne došlé elektronické dokumenty a nevede hybridní spisy.
- Netiskne u sebe vzniklé dokumenty, pokud to není nutné pro komunikaci s další stranou.
- Eviduje dokumenty v souladu s principy výkonu spisové služby (jednoznačnost, důvěryhodnost).
- Neskladuje dokumenty déle, než je nezbytně nutné (a to ani elektronicky ani analogově).
- Neztrácí dokumenty.
- Pečuje o své zaměstnance a školí je ve využívání dostupného softwaru a dalších nástrojů a správných procesních postupů.
Špatný hospodář
-
- Nevyužívá software, který má k dispozici, nebo ho nevyužívá v celém jeho rozsahu.
- Nepodepisuje elektronicky, když má elektronický podpis a časová razítka k dispozici.
- Tiskne došlé elektronické dokumenty a kvůli tomu pak zbytečně vede hybridní spisy.
- Tiskne u sebe digitálně vzniklé dokumenty a následně je konvertuje do elektronické podoby.
- Neeviduje dokumenty nebo eviduje dokumenty s různým obsahem pod stejným identifikátorem v rozporu s principy jednoznačnosti a důvěryhodnosti.
- Skladuje dokumenty déle, než je nezbytně nutné (elektronicky i analogově).
- Ztrácí dokumenty.
- Neškolí své zaměstnance pro správné zacházení s dostupnými prostředky (software, elektronický podpis) a správné procesní postupy.
Zdroj:
- Národní archiv
- Informační list č. 11 – ke stažení (formát PDF, 208 kB, 6 stran)
