Novela zákona o archivnictví a spisové službě a prováděcí vyhlášky
Ve čtvrtek 26. června 2024 byl ve Sbírce zákonů vyhlášen zákon č. 197/2024 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, ve znění pozdějších předpisů, a zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále „AZ“).
Pro veřejnoprávní původce přináší několik změn. Zde jsou uvedeny ty nejvýznamnější:
Stanovuje se nově definice informačního systému, který funguje vedle eSSL a který byl uveden do provozu po 31. 12. 2024. Na takový systém se nevztahují požadavky kladené na eSSL.
Tento systém musí zajistit pouze uchovávání informací v souladu s § 3 odst. 5 AZ („zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase… do doby provedení výběru archiválií“).
A současně tento systém musí umožnit výběr archiválií mimo skartační řízení. Jak bude tento výběr probíhat, stanoví Národní archiv na svém webu. Výjimku z povinnosti výběru archiválií má systém, ve kterém jsou evidovány dokumenty, na něž byl vydán trvalý skartační souhlas. Viz § 3a AZ.
Stanovuje se výjimka z atestace eSSL pro určité původce. Těmi jsou:
- obce I. typu bez stavebního nebo matričního úřadu,
- školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování,
- organizační složky obcí I. typu bez stavebního nebo matričního úřadu
- právnické osoby zřízené nebo založené obcemi I. typu bez stavebního nebo matričního úřadu.Viz § 63 odst. 3 AZ.
Textové digitální dokumenty se musí nově opatřit strojově čitelným textem a metadaty ve strojově čitelném formátu vyjma dokumentů určených pouze pro komunikaci mezi informačními systémy. Současně se musí automatizovaně zpracovat metadata takových doručených dokumentů při jejich příjmu. Tyto povinnosti platí u informačních systémů uvedených do provozu po 31. 12. 2025 od 1. ledna 2026 a u ostatních informačních systémů od 1. 1. 2027.
Technické podrobnosti (schémata) zveřejní Digitální a informační agentura na svém webu. Viz § 69a odst. 5 až 7 AZ.
Dodavatelé eSSL mohou dodávat původcům eSSL bez atestu do 30. 6. 2025. Viz přechodná ustanovení AZ.
Povinnost vybraných veřejnoprávních původců vykonávat spisovou službu v atestovaném eSSL platí od 1. 1. 2027. Viz přechodná ustanovení AZ.
Atest eSSL v době své dvouleté platnosti platí i poté, co se změní právní požadavky nebo vlastní eSSL s podmínkou, že původce vyrozumí ministerstvo vnitra a atestační středisko o tom, že stále splňuje právní požadavky. Viz § 69d odst. 2.
Další změny se týkají příjmu dokumentů, práce se jmenným rejstříkem a nakládání s dokumenty s omezeným přístupem.
O den později následovalo vydání vyhlášky č. 200/2024 Sb., kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů, a vyhláška č. 96/2023 Sb., kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů.
Ruší se povinnost opatřovat některé vlastní dokumenty strojově čitelným textem a metadaty ve formátu XML. Jde o reakci na přesunutí povinnosti do zákona, jak je uvedeno výše v bodu 3.
Prodlužuje se lhůta na uvedení výkonu spisové služby do souladu s požadavky vyhlášky č. 259/2012 Sb. do 31. 12. 2026. Opět reakce na změnu přechodných ustanovení v zákoně, jak je uvedeno výše v bodu 5.
Zdroj:
