Spisová služba po novele: ESSL, atestace a další drobné změny

19.7.202421.7.2024 Redakce ISVS.CZ EGdílna, Legislativa, Správa dokumentů

V polovině roku se statisticky děje nejvíce změn legislativy v kalendářním roce, dokonce na počet a rozsah více, než k prvnímu lednu roku. Určité změny se týkají i spisové služby.

MV v rozporu se svými sliby opět podlehlo neopodstatněnému tlaku dodavatelů a posouvá povinnosti atestací o rok, již po čtvrté.

A novela zákona přináší i další změny.

Od července je účinný nový zákon č. 197/2024 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě** a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, ve znění pozdějších předpisů, a zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů

Pro veřejnoprávní původce přináší několik změn. Uvádíme ty nejvýznamnější:

1. Stanovuje se nově definice informačního systému, který funguje vedle eSSL a který byl uveden do provozu po 31. 12. 2024. Na takový systém se nevztahují požadavky kladené na eSSL. Tento systém musí zajistit pouze uchovávání informací v souladu s § 3 odst. 5 AZ („zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase … do doby provedení výběru archiválií”). A současně tento systém musí umožnit výběr archiválií mimo skartační řízení. (§ 3a)

2. Stanovuje se výjimka z atestace eSSL pro určité původce. Těmi jsou o školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování, o organizační složky obcí I. typu bez stavebního nebo matričního úřadu a o právnické osoby zřízené nebo založené obcemi I. typu bez stavebního nebo matričního úřadu.

3. Nicméně i tito původci musí vykonávat spisovou službu v ESSL splňujícím veškeré požadavky a ani jim dodavatel nesmí nabízet ESSL jež požadavky nesplňuje

4. Textové digitální dokumenty se musí nově opatřit strojově čitelným textem a metadaty ve strojově čitelném formátu vyjma dokumentů určených pouze pro komunikaci mezi informačními systémy. Současně se musí automatizovaně zpracovat metadata takových doručených dokumentů při jejich příjmu. Technické podrobnosti (schémata) zveřejní Digitální a informační agentura na svém webu. (§ 69a odst. 5 až 7) Věcně jde jen o přesun již stávajících povinností z vyhlášky do zákona.

5. Dodavatelé eSSL mohou dodávat původcům eSSL bez atestu do 30. 6. 2025 (přechodná ustanovení). Ale pozor, to se týká jen formálního atestu, ESSL nesplňující požadavky nesmí nabízet a dodávat již nyní.

6. Povinnost vybraných veřejnoprávních původců vykonávat spisovou službu v atestovaném eSSL platí od 1. 1. 2027 (přechodná ustanovení).

7. Atest eSSL v době své dvouleté platnosti platí i poté, co se změní právní požadavky nebo vlastní eSSL s podmínkou, že původce vyrozumí ministerstvo vnitra a atestační středisko o tom, že stále splňuje právní požadavky. (§ 69d odst. 2)

8. Další změny se týkají příjmu dokumentů, práce se jmenným rejstříkem a nakládání s dokumenty s omezeným přístupem.

Od července také platí novelizace a to konkrétně Vyhláška č. 200/2024 Sb., kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby**, ve znění pozdějších předpisů, a vyhláška č. 96/2023 Sb., kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů. Ve vyhlášce se pouze upravují a odstraňují věci, které byly přeneseny do zákona, aby šlo o kvalifikované povinnosti stanovené zákonem.

EGdílna