Spisové řády v roce 2022
Jedním z velmi důležitých interních předpisů, který popisuje vnitřní fungování úřadu, je spisový řád.
Každý původce, městské a obecní úřady nevyjímaje, jej vydává na základě § 66 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Městské a obecní úřady mají tuto povinnost navíc uloženou v § 110 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích.
Spisový řád je vnitřní předpis organizace, který stanoví základní pravidla pro konkrétní etapy životního cyklu dokumentů na úřadě od jejich přijmu až po vyřízení a uložení ve spisovně.
— Triada
Dále tento předpis specifikuje pravidla pro použití razítek se státním znakem, elektronických zabezpečovacích prvků jako je např. elektronický podpis, konkretizuje průběh skartačního řízení a upřesňuje další části výkonu spisové služby původcem tak, jak to ukládají různé zákony a vyhlášky včetně vedení spisů či komunikace přes datové schránky.
Zásadní přílohou spisového řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.
Strukturu a podrobnosti zpracování spisového a skartačního plánu a také některé obsahové náležitosti spisového řádu stanoví prováděcí právní předpis k zákonu o archivnictví a spisové službě, kterým je vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
Protože sestavení dobrého spisového řádu, který bude správně, a hlavně maximálně věcně popisovat všechny etapy výkonu spisové služby, není jednoduchá záležitost, přišla společnost Triada již v roce 2018 s nabídkou služby celkové pomoci s přípravou této směrnice a identifikací slabých míst ve vedení spisové služby na úřadě.
Nejen v návaznosti na poměrně výrazné změny ve vyhlášce o podrobnostech výkonu spisové služby účinné od začátku letošního roku, nabízí nyní společnost Triada služby dvě:
- základní službu s názvem „Tvorba spisových řádů“ – je určena obcím, které chtějí komplexně prověřit vedení spisové služby na úřadě a sestavit aktuální spisový řád včetně všech příloh. Součástí služby je asistované vyplnění komplexního dotazníku obsahujícího konkrétní otázky k výkonu spisové služby na úřadě, který též pomůže odhalit případné slabé stránky ve správě dokumentů či tvorbě spisů. Služba je vhodná pro všechny obce bez rozdílu způsobu vedení spisové služby, nebo konkrétního vybraného elektronického systému spisové služby.
- rozšířenou službu s názvem „Aktualizace spisových řádů“ – je určena všem, kteří si v minulých letech nechali vytvořit spisový řád od společnosti Triada a nyní by chtěli pomoci s jeho nezbytnou aktualizací. Jde o cenově zvýhodněnou službu, která nejen reflektuje všechny aktuální novinky v pravidlech pro vedení spisové služby, ale též reviduje celkově výkon spisové služby na úřadě tak, aby výsledná směrnice byla plně aktuální a funkční.
Zdroj:
K tématu:
- Spisová služba: časovaná bomba od 1. 7. 2022
- Jaké jsou zásadní nedostatky v oblasti digitalizace spisové služby?
- Spisová služba v cloud computingu
- Problematika odložené atestace spisových služeb
- Atestace elektronických systémů spisových služeb
