Triada: Datové schránky se mění pod rukama

6.10.202211.10.2022 Redakce ISVS.CZ Datové schránky

V roce 2023 má dojít k mnoha změnám v oblasti datových schránek, které budou mít výrazný dopad jak na množství zřízených datových schránek, a tím potencionálních adresátů, jimž bude do těchto schránek doručováno, tak na parametry přenášených datových zpráv.

Novinky týkající se datových zpráv plynou mimo jiné ze změny zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

— Triada

Novinky plynoucí ze změny zákona

Z novely zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, provedené loňským komplexním zákonem známým pod zkratkou DEPO (další elektronizace postupů orgánů veřejné moci) vyplývá, že od příštího ledna by se měl významně zvýšit počet subjektů, jimž je datová schránka zřizována obligatorně.

Vyhledávání datových schránek adresátů doručovaných zásilek by tak mělo být úspěšnější v mnoha případech. A protože pro orgány veřejné moci, města a obce nevyjímaje, platí povinnost přednostního doručování do datových schránek všem, kdo je mají, bude zase o pořádný kus důležitější správná implementace elektronického systému spisové služby.

Protože bez tohoto nástroje lze elektronickou komunikaci s okolím zvládat jen velmi těžko. Je tedy jednoznačně na místě nyní pochválit ta města a ty obce, které již nyní elektronickou spisovou službu rutinně využívají. Obzvláště v případech, kdy její nasazení není dosud přímou povinností, ale jen prozíravou volbou těch, kdož jsou si vědomi, že rozvoj digitální a informační společnosti se asi jen tak nezastaví.

Významný nárůst datových schránek se bude týkat všech skupin soukromoprávních subjektů, tedy jak právnických osob, tak fyzických osob i podnikajících fyzických osob. Datové schránky by měly být od začátku roku 2023 postupně zřizovány všem podnikatelům bez rozdílu výkonu jejich profese, všem právnickým osobám zapsaným v základním registru osob (ROS) a dále všem fyzickým osobám, které využijí svou elektronickou identitu k přihlášení k online službám poskytovaným některým orgánem veřejné moci.

Je velká škoda, že spolu s touto výraznou změnou nebylo přistoupeno ke sjednocení datových schránek fyzických osob a podnikatelů. Toto rozdělní bylo v původně zdůvodněno vetší volností fyzických osob zvolit si, v jakých případech chtějí se státem komunikovat elektronicky. Avšak nová ustanovení zákona, která vedou k přidělení datové schránky fyzické osoby okamžitě také každému podnikateli, který si pomocí své elektronické identity ověří svoji bezdlužnost u České správy sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny či finančního úřadu, toto zdůvodnění popírají. Bude tedy třeba se z pohledu doručování smířit s tím, že bude mnohem více fyzických osob, kterou budou mít dvě datové schránky a u nichž bude třeba důkladně vybírat podle obsahu doručované písemnosti, jakou datovou schránku zvolit.

Elektronická spisová služba Munis ERMS proto již nyní obsahuje grafická rozšíření, která zpřehledňují výběr typu datové schránky nejen standardní textovou informací, ale také barevnou legendou (viz obr. 1). Společnost Triada, tvůrce a dodavatel této spisové služby, se vždy snaží přicházet s důležitými úpravami v předstihu tak, aby si na ně uživatelé mohli lépe zvyknout, a v okamžiku, kdy je povinně potřebují, již bylo jejich užití běžnou rutinou.

Bohužel legislativní změny tuto předvídatelnost a ohled na uživatele nemají, jak jsme se mohli přesvědčit v případě prováděcí vyhlášky ke spisové službě zveřejněné vloni den před Vánoci. Uvidíme, jaká „překvapení“ nás budou čekat letos a zda skutečně dojde k diskutovaným změnám v datových schránkám.

Obr. 1. Barevné vyznačení typů datových schránek v elektronické spisové službě Munis ERMS

Novinky plynoucí ze změny vyhlášky

Kromě již známých změn v zákoně č. 300/2008 Sb. připravuje Ministerstvo vnitra také novinky v prováděcí vyhlášce č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek. Zatím se jedná o plánované úpravy, tedy dosud nedošlo k vydání novelizace citované vyhlášky. Ministerstvo vnitra představilo tyto změny na několika konferencích, včetně konference ISSS 2022.

Konkrétně jde o tři následující úpravy:

rozšíření výčtu povolených datových formátů, které lze vložit do datové zprávy,
možnost „zipování“ souborů vkládaných do datové zprávy
a konečně o navýšení velikosti jedné datové zprávy až na 1 GB.

Motivem pro aktuální rozšíření výčtu datových formátů souborů, které lze vkládat do datové zprávy, je využívání kontejnerového formátu ASiC pro úředně ověřené elektronické podpisy ověřované notáři. Tento formát dosud nelze do datové zprávy vložit, čímž se užitná hodnota těchto ověření snižuje. Je však třeba si uvědomit, že z rozšíření povolených datových formátů pro datovou zprávu ještě neplyne povinnost pro orgány veřejné moci takové datové formáty přijímat.

Povinně přijímané datové formáty jsou ty, které jmenuje vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby (aktuálně vyhláška č. 259/2012 Sb.) a souhrnně jim říká výstupní datové formáty. Takže úprava vyhlášky k datovým schránkám je jen prvním krokem, který ale nemusí mít téměř žádný praktický dopad, pokud nebude doprovázen buď změnou další vyhlášky nebo úpravami pravidel, jimiž každý jednotlivý orgán veřejné moci může rozšířit sestavu datových formátů, které umí a chce přijímat.

Možnost komprimování, tzv. „zipování“, souborů znamená, že bude možné posílat pomocí datové zprávy větší objemy dat. Toto zvýšení závisí na tom, jaký datový formát je v kontejneru ZIP obsažen. Již mnoho stávajících datových formátů (jako např. DOCX nebo XLSX) je uvnitř komprimovaných, takže další komprimace již nepřináší výrazné zmenšení velikosti. Ale třeba u některých obrazových formátů lze komprimováním velikost významně ovlivnit.

Je třeba si však uvědomit, že tento postup přinese ruku v ruce zvýšení zátěže podatelnám, které se budou muset dívat „dovnitř“ těchto kontejnerů. Při využití elektronického systému spisové služby to bude většinou velmi jednoduché a v mnohých případech i uživatelsky „neviditelné“, protože spisová služba „rozzipování“ provede na pozadí a uživateli již nabídne výsledné skutečné soubory.

Avšak při pohledu na datovou zprávu jako takovou (mimo spisovou službu), to již tak jednoduché být nemusí. Znovu se tím ukazuje důležitost správně nasazených a využívaných elektronických systémů spisové služby.

Obr. 2. Detail dokumentu s vyznačením datových typů a jejich konkrétní kontrola v elektronické spisové službě Munis ERMS

Elektronická spisová služba Munis ERMS

dává uživatelům přehledný pohled na elektronické dokumenty, jejich komponenty a jejich datové formáty včetně případného upřesnění verze či varianty (viz obr. 2). Stejně jednoduše a pohodlně bude možné přijímat, zpracovávat a zobrazovat obsahy datových zpráv, jejichž komponenty budou případně odesilatelem komprimovány. Pro náhledy na takové datové zprávy bude jednoznačně výhodnější používat přímo spisovou službu (viz obr. 3), než jakýkoliv jiný přístup.

Obr. 3. Detail odeslané datové zprávy v elektronické spisové službě Munis ERMS

Ze všech dosud zmíněných známých i plánovaných rozšíření datových schránek tedy jednoznačně plyne, že je vhodné zrevidovat stávající využití elektronického systému spisové služby.

A pokud shledáte, že je jej nevyužíváte naplno, pak rozhodně neodkládejte vhodná školení k rozšíření vašich znalostí pro práci s tímto nástrojem. Společnost Triada pro své uživatele k tomu připravila na podzimní měsíce hned několik PC kurzů, jejichž aktuální nabídka je k dispozici na stránkách technické podpory.

Poslední z plánovaných změn bude mít asi největší dopady. Poslat nebo stáhnout datovou zprávu velikosti až 1 GB znamená mít v první řadě kvalitní připojení k internetu, a v druhé řadě pak dostatečnou informační infrastrukturu. Je třeba si uvědomit, že tato hranice rozevírá nůžky mezi běžnými datovými zprávami klasické velikosti (dosud do 20 MB) a těmito tzv. velkoobjemovými zprávami.

Nelze jednoduše predikovat, který podatel a kdy využije takového prostoru pro své podání, pokud to nebude nějakými technicko-legislativními pravidly usměrněno. Z toho plynou špatně odhadnutelné požadavky na rozšiřování datových úložišť, popř. na zvyšování nákladů spojených s hostováním elektronických systémů spisových služeb, které jsou na objemu uložených dat významně závislé. Je tedy otázkou, jak toto dramatické navýšení maximální kapacity datové zprávy promítnout do aktuálně sestavovaných rozpočtů na příští rok.

Ukažme si ilustrativní příklad složitosti odhadu dopadů zvýšení maximální velikosti jedné datové zprávy na 1 GB. Řekněme, že máme k dispozici 5 TB aktuálního úložiště a ročně přijímáme 5 tisíc datových zpráv. Při stávající velikosti datové zprávy bychom měli vystaráno na přibližně 25 let dopředu (počítáme s typickým zpracováním datové zprávy, kdy se ukládá originál a následně samostatně všechny obsažené přílohy). Při nové velikosti bychom vydrželi s naší kapacitou zhruba půl roku, než by byla úplně vyčerpána, pokud by tuto velikost použili všichni podatelé na maximum a bylo by tedy třeba rychlé investice. Realita bude někde mezi tím, ale nikdo nedokáže spolehlivě odhadnout kde.

Uvidíme tedy, jaká bude skutečná změna prováděcí vyhlášky k datovým schránkám. Nicméně určitě prosím nepodceňujte kvalitu využití vaší spisové služby a připravujte se na plánované změny v datových schránkách již dnes.

Mgr. Tomáš Lechner, Ph.D.

Zdroj:

K tématu: